Grupo 8012: o produto saía da matriz e o rastro se perdia

A empresa

O Grupo 8012 é franqueado da Track & Field e opera mais de 10 unidades em Brasília. Foi o grupo que contratou a Fato, e é a operação dele que este case descreve.

A compra é centralizada: a matriz do grupo negocia e abastece as lojas. É um modelo que dá escala na negociação e tira peso de cada unidade. O ponto cego aparece depois da compra, no caminho entre a matriz e a prateleira.

O desafio

A partir do momento em que a matriz comprava, o rastro do produto se perdia. A mercadoria chegava ao ponto de venda e ninguém tinha como afirmar se veio tudo, se veio a menos ou se veio a mais.

O efeito do primeiro bloco é silencioso: a perda não aparece como prejuízo isolado, ela se dilui no inventário e vira diferença de estoque que ninguém consegue explicar meses depois. O do segundo é de oportunidade: sem comparar, a rede corrige no achismo ou não corrige.

Como a Fato ajudou

O trabalho tem duas frentes. Uma fecha o ciclo da mercadoria, da compra ao recebimento. A outra abre a leitura da venda, loja a loja.

Frente 1: o rastro da mercadoria

De um lado, o que foi comprado passou a ser registrado automaticamente. Do outro, o que chegou passou a ser registrado no ato do recebimento. O cruzamento entre os dois é o que devolve o rastro.

• Leitura automática da nota fiscal. No momento da compra pela matriz, a nota é lida e os produtos dela ficam guardados em banco de dados, item a item. Deixa de ser um documento arquivado e passa a ser dado consultável.
• Sistema de bipagem em cada ponto de venda. Quando a remessa chega, o estoquista informa a nota, bipa cada produto recebido e confirma.
• Cruzamento no ato da confirmação. No clique, o que foi bipado é comparado com o que a nota da matriz dizia. A divergência aparece na hora, com nota, loja e item.

Frente 2: a performance de venda de todas as unidades

Com a base de mercadoria organizada, a venda passou a poder ser lida do mesmo jeito: em um só lugar, com todas as unidades lado a lado.

• Faturamento e ticket médio por unidade, comparáveis entre si.
• Ranking de unidades, de vendedores e de produtos.
• Leitura cruzada entre o que cada loja compra e o que cada loja vende.

Ganhos de operação e de gestão

O que mudou no dia a dia de quem toca a operação e de quem decide.

1. O rastro deixou de se perder na saída da matriz

   A mercadoria passou a ser acompanhada da compra até a chegada na loja, sem intervalo cego no meio do caminho.

2. A divergência ganhou endereço

   Passou a ser possível separar o que o fornecedor não entregou do que se perdeu depois do recebimento. São dois problemas diferentes, com soluções diferentes, e antes eles chegavam misturados.

3. A conferência virou processo, não confiança

   O estoquista bipa e o sistema confere. A verificação deixou de depender de disciplina individual e passou a acontecer sozinha, em toda remessa, em todo ponto de venda.

4. O erro operacional passou a ser detectável

   Diferença de estoque deixou de ser descoberta no inventário, meses depois, e passou a aparecer no dia em que acontece.

5. A gestão passou a saber onde agir, loja a loja

   Com faturamento, ticket médio e ranking de unidade, vendedor e produto na mesma tela, a rede conduz a correção para onde ela rende mais, na venda e na compra de cada loja, em vez de tratar todas do mesmo jeito.

O método por trás deste case

O caminho é o mesmo em todo projeto: entender o negócio, integrar os sistemas, corrigir o processo que produz o dado e só então desenvolver automação e IA. Está descrito na metodologia e é o que a consultoria de Dados e IA entrega todo mês. Veja também os outros cases.