Caputo Bastos e Serra: o escritório passou a decidir por número
Escritório de advocacia de grande porte passa a ler lucratividade por contrato, capacidade da equipe e prazos em um só lugar.
A empresa
A Caputo Bastos e Serra é um escritório de advocacia de grande porte, com atuação em múltiplas áreas do direito, entre elas Direito Público e Defesa Trabalhista.
A escala trouxe uma estrutura que poucos escritórios têm: uma controladoria dedicada só a acompanhar o que é publicado nos tribunais. E trouxe também a pergunta que escala nenhuma responde sozinha, que é quanto cada contrato, cada cliente e cada hora de trabalho realmente representam.
O desafio
O escritório crescia sem conseguir responder o básico com número. Captação, lucratividade, inadimplência e capacidade da equipe eram decididas por percepção, porque a informação existia espalhada entre sistemas e nunca chegava consolidada.
Dor 01
Lucratividade invisível contrato a contrato
Não havia leitura de quanto cada contrato custa em horas frente ao que ele de fato recebe.
Dor 02
Captação sem dono claro
Não dava para dizer o que cada advogado captou, por cliente e por área de atuação.
Dor 03
Inadimplência descoberta tarde
O escritório não enxergava quais clientes atendidos já representavam desvantagem financeira.
Dor 04
Capacidade da equipe sem medida
Sem saber quanto da capacidade disponível virava trabalho técnico, não dava para dimensionar o time.
Como a Fato ajudou
O trabalho começou pela imersão com os sócios e a controladoria, para mapear como o escritório cobra, lança horas, controla prazos e trata publicações. Só depois veio a integração: contratos, lançamentos financeiros, timesheet, prazos e publicações foram estruturados e chaveados entre si, encadeando contrato, processo e cliente.
- Cadastro de contratos ligado ao lançamento financeiro, guardando pró labore, êxito, aditivos e cobranças variáveis.
- Timesheet categorizado entre horas produtivas técnicas e administrativas, com metas por classe de profissional.
- Painéis de captação, inadimplência, contratos, utilização e prazos, todos com drill até o lançamento que originou o número.
- Triagem automática das publicações dos tribunais, com fila, classificação por força do vínculo e regras de descarte.
- Assistente de IA dentro do painel de timesheet, respondendo sobre utilização e capacidade.
- Jurimetria sobre decisões dos tribunais, para orientar estratégia processual.
Ganhos de operação e de gestão
O que mudou no dia a dia de quem toca a operação e de quem decide.
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O contrato virou o elo entre financeiro e operação
Cruzado com as horas do timesheet, o cadastro de contratos fechou a leitura de lucratividade que antes não existia.
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A inadimplência deixou de aparecer tarde
Cada advogado enxerga quais dos seus clientes têm valor em aberto, há quanto tempo e de que natureza.
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A carga de trabalho passou a incluir a revisão
Distribuir trabalho olhando só os prazos no nome do advogado escondia metade da carga. Hoje prazos próprios e de revisão aparecem somados.
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A controladoria trabalha uma fila, não uma caixa de entrada
As publicações chegam triadas e classificadas, e o que é descartado não volta a ser analisado.
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A capacidade passou a ser lida por senioridade
Sênior, pleno, júnior e estagiário aparecem lado a lado na divisão entre horas técnicas, administrativas, férias e disponíveis.
O método por trás deste case
O caminho é o mesmo em todo projeto: entender o negócio, integrar os sistemas, corrigir o processo que produz o dado e só então desenvolver automação e IA. Está descrito na metodologia e é o que a consultoria de Dados e IA entrega todo mês. Veja também os outros cases.
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